Virtual Power Teams – Arbeiten im weltweiten Konzern

Das Arbeiten in Teams die über mehrere Büros, Home Offices und Coworking Spaces verteilt sind, kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Das Wifi hängt, Skype funktioniert nicht richtig, aber vor allem ist es die Abwesenheit des direkten menschlichen Kontakts, der Unsicherheit wie man Reaktionen ohne die gewohnte Körpersprache deuten soll und wie man sich für Aufgaben motiviert ohne gemeinsame Kaffeepausen und  persönliche Gespräche. Wie funktioniert virtuelles Arbeiten im Team? Wie hält man die Motivation hoch und wie erreicht man dazu noch exzellente Ergebnisse? Diese Fragen haben wir mit dem Experten Peter Ivanov  besprochen. Er hat jahrelang in einem weltweiten Konzern mit Virtual Power Teams gearbeitet und bringt nun sein Wissen als professioneller Speaker auf internationalen Konferenzen und Gigs bei Kunden ins Wirken zu bringen. Jörn Hendrik hat sich wertvolle Tipps in einem Interview gesichert.

Virtual Power Teams – eine Definition

Jörn Hendrik: Hallo Peter, vielen Dank für Deine Bereitschaft Dein Wissen mit uns zu teilen. Du hast jahrelang bei einem internationalen Konzern ein virtuelles Team aus 30 Mitarbeitern aus insgesamt 20 Nationen geleitet. Daraus hast Du wirksame Techniken entwickelt. Aber eines vorab, was sind eigentlich Virtual Power Teams und was macht sie besonders?

Peter: Vielen Dank für die Einladung und die Möglichkeit für eure Superhelden-Leser zu schreiben. Ich bezeichne Virtual Power Team als eine Gruppe von Mitarbeitern eines Unternehmens, einer Abteilung die verteilt arbeiten. Es sind nicht unbedingt Teams die sich niemals sehen, sondern vielmehr Teams die auf mehreren Standorten verteilt sind und nur selten zusammen kommen, wie bei Konzernen die viele verschiedene internationale Standorte haben oder auch Vereine die überregional in verschiedenen Städten zusammen arbeiten. Das Attribut Power heißt dabei, dass von ihnen erwartet wird, das sie exponentielle Leistung erbringen.

Jörn Hendrik: Wo liegt denn das Problem in der Zusammenarbeit der Virtual Power Teams?

Peter: Das größte Problem liegt auf der Hand: Durch die fehlende örtliche Bindung, kann schnell ein Gefühl der Einsamkeit und der Isolation entstehen. Das demotiviert, zieht die einzelnen Teammitglieder runter und erschwert die Zusammenarbeit enorm.

Jörn Hendrik: Also jeder ist im Grunde auf sich gestellt? Die Teammitglieder sind sozusagen Lonely Wolves?

Peter: Nein, das Team begreift sich ja als solches. Aber es ist die Anziehungskraft auf die es ankommt. Ich vergleiche das gerne mit einem Atom mit verschiedenen Elektronen. Die größte Herausforderung eines Virtual Power Teams ist es, die Anziehungskraft zwischen den verschiedenen Teilchen aufrecht zu erhalten.

Das Power in Virtual Power Teams

Peter: In einem Virtual Power Team wie ich es verstehe, ist der Kern des Atoms nicht der Chef oder der Konzern, sondern das gemeinsame Ziel. Schlecht geführte Teams gehen irgendwann verloren, sie sind demotiviert, können ihre Leistung nicht vollständig einsetzen. Und somit eskalieren Konflikte, Projektzeiten werden verschoben und im schlimmsten Fall können die Projekte scheitern. Das können Virtual Power Teams auch sehr gut ohne Chef. Die Herausforderung ist wie gesagt die Anziehungskraft kontinuierlich aufrecht zu erhalten.

Jörn Hendrik: Ok, verstehe. Dann ist also ein Virtual Power Team so etwas wie ein High Performance Team bei der Formel 1 oder dem Wissenschafts-Team des Teilchenbeschleunigers CERN. Um bei deinem Bild des Atoms zu bleiben?

Peter: Ja ganz genau. Ich finde die Arbeit eines erfolgreichen Virtual Power Teams ist ähnlich einzuschätzen wie die vielen verschiedenen Kräfte von CERN. Soweit ich weiß sind derzeit 21 Mitgliedstaaten in dem Projekt aktiv mit über 3.000 Mitarbeitern. Es ist das weltgrößte Virtual Power Team auf dem Gebiet der Teilchenphysik. Also definitiv Erfolgs-Beispiel. Um ein weiteres Beispiel zu nennen, ich begleite seit einiger Zeit das Projekt Jugend gegen Aids. Dieser gemeinnützige Verein arbeitet in einem Virtual Power Team mit 30 regionalen Standortleitern und einem schlanken Vereinsvorstand. Sie haben insgesamt über 3.000 Projekte im Bereich Campaigning, Branding und Event erfolgreich durchgeführt. Es muss also nicht immer eine weltweite Verteilung des Teams sein.

Virtuelle Teams verlieren über die Zeit an Leistung. Bei Virtual Power Teams wird diese nicht nur gehalten sondern deutlich übertroffen.
Virtuelle Teams verlieren über die Zeit an Leistung. Bei Virtual Power Teams wird diese nicht nur gehalten sondern deutlich übertroffen.

Die 4 Erfolgsfaktoren

Jörn Hendrik: Vielen Dank für die Beispiele. Aber lass uns doch an Deinem Erfahrungsschatz teilhaben. Was zeichnet Virtual Power Teams denn aus? Du bist doch ein Konzerni, Du hast doch sicher griffige Regeln parat?

Peter: Selbstverständlich, auch wenn ich schon länger als freier Speaker und Unternehmer tätig bin, statt für Konzerne. Gerne teile ich 4 meiner insgesamt 10 Erfolgsfaktoren für Virtual Power Teams:

1. Förderung der Persönlichkeit

Die meisten Manager sehen nicht, wie wichtig es ist den Mensch als Ganzen zu sehen. Hier wird viel Potenzial verschenkt. Wenn ich Teams coache, frage ich zuerst nach den persönlichen Erfolgen und den Hobbies der Teammitglieder. Es geht darum eine gewisse Intimität herzustellen und die Persönlichkeit jede einzelnen klar durchscheinen zu lassen. Dafür habe ich auch später noch einen Tipp mit einem konkreten Tool.

2. Ziele nicht als Chef, sondern als Team vereinbaren

Wenn wir Virtual Power Teams als Einheit betrachten und das Ziel in der Mitte ist, gibt es de facto keine Hierarchie in der ergebnisorientierten Zusammenarbeit. Es geht darum jeden Kollegen an Bord zu holen, ob diese in Bulgarien, England, Deutschland oder Indien arbeiten. Motivation kann so ganz anders aufgebaut und erfahrbar gemacht werden. Das ist selbst in einer klaren Hierarchie mit festen Strukturen machbar. Denn die Führungskraft eines Virtual Power Teams entscheidet die Kommunikationsregeln selbst. Es kommt auf das Ergebnis an.

3. aktive Kommunikation pflegen

Hier gibt es ein ganz großes Problem in der Steuerung von virtuellen Teams. Das alte Denken geht so: Der Chef beruft eine wichtige Telefonkonferenz ein, wenn es Probleme gibt. Es wird besprochen was alles schief gelaufen ist und einzelne Teammitglieder die gerade im Home Office oder sitzen und eine halbe Stunde nach dem Call ihre Tochter vom Hort abholen sollen, werden rund gemacht. Das ist denkbar unkreativ und unsensibel. Ich gehe hier anders vor, empfehle regelmäßig zu sprechen und vor allem jedem Teammitglied einen Slot einräumen zu sprechen. Es geht eben nicht darum, dass nur einer spricht. Es geht um das Team, die Anziehungskraft der verschiedenen Teilchen des Virtual Power Team. Gute Führungskräfte wissen darum und pflegen eine aktive Kommunikation.

4. Winning Spirit

Der Fokus auf ein Ziel und die eine Teamerfahrung ist das was ein Virtual Power Team am Leben erhält. Mein Motto dazu ist: Außergewöhnliche Leistungen verdienen außergewöhnliche Belohnungen. Ich empfehle immer, dass es ein gewisses Budget geben sollte für das gemeinsame Feiern von Erfolgen. Hier sollte das Team selbst entscheiden, was es für sinnvoll erachtet. Eine Reise, eine Zusammenkunft, ein Teamerlebnis. Als ich bei meinem früheren Arbeitgeber ein Team von 30 Mitarbeitern aus 20 Ländern führte, haben wir den Wunsch einer gemeinsamen Teamreise nach Teneriffa formuliert. Ich musste das durchdrücken, aber die Zahlen sprachen für sich: Wir haben das Projekt durch die gute Zusammenarbeit ganze 3 Monate früher erfolgreich abgeschlossen und somit 250.000€ eingespart. Die gemeinsame Reise über ein Wochenende für 30 Leute aus 20 Ländern, nach Teneriffa kostete 50.000,00€. Hier großzügig als Organisation zu sein lohnt sich, es geht nicht nur um die Einsparung oder bessere Leistung, sondern darum welche Folgekosten durch Fehlschlag verhindert werden. Warum sollte man da überlegen? Es gilt in den Winning Spirit eines Virtual Power Teams zu investieren um diesen aufrecht zu erhalten.

Tools zur Umsetzung von Virtual Power Teams

Jörn Hendrik: Wow, das sind großartige Tipps. Vielen Dank. Aber wir sind ja hier beim Superhelden-Training. Hast Du ein paar Tools und Werkzeuge mit denen Du Deine Regeln für ein Virtual Power Team zur Wirkung bringst?

Peter: Du forderst das Äußerste, dann wünsche ich mir auch einen Klick eurer Leser auf meine Website, Jörn Hendrik. In Ordnung?

Jörn Hendrik: Ich mache dies zu meiner persönlichen Mission, Peter. Wie viele Virtual Power Teams Tools pro Hundert Klicks gibst du raus?

Peter: Einverstanden, ich stelle zwei meiner wichtigsten Tools für die Formingphase des Virtual Power Teams vor:

Die Lebenslinie

Ich beginne immer mit der Aufgabe, dass jeder Teilnehmer eines neu formierten Virtual Power Teams ein DIN A4 Blatt zeichnet mit seiner persönlichen Lebenslinie. Was hat derjenige erreicht? Wo kommt er oder sie her? Was sind ihre oder seine Hobbies. Das zahlt voll ein auf die Regel Nr. 1: Förderung der Persönlichkeit. Diese Lebenslinie sollte das Kickoff jedes Virtual Power Teams sein und wird von jedem Teammitglied in einem ersten Videocall vorgestellt, am Besten gibt es sogar ein Live Meeting nur für diesen Zweck. Das unterstützt auch im weiteren Verlauf den Team Spirit, denn so werden viele Dinge damit angesprochen, die dem Team in harten Arbeitsphasen mehr Zusammenhalt und Verständnis für einander geben.

Die Stärken-Matrix

Ein wichtiges Werkzeug ist für mich die Übersicht zu den verschiedenen Stärken und auch Schwächen des Teams. Die Stärken werden in einem 10-minütigem Peer-Coaching identifiziert. Durch Fragen wie: “Was gibt Dir am meisten Energie bei der Arbeit?” “Was ist Dein größter Erfolg?” “Für was fragen Dich Kollegen um Hilfe?”, lassen sich schnell die Stärken jedes Teammitglieds herausfinden. Wichtig ist die Erkenntnisse mit dem ganzen Team zu teilen. Diese Übersicht hilft genauso wie die Lebenslinie im weiteren Projektverlauf. Gerade für den Projektleiter ist es sehr hilfreich bestimmte Reaktionen und insbesondere Konflikte besser nachzuvollziehen. Aber auch für den Einsatz der verschiedenen Team-Mitglieder in den verschiedenen Aufgabenfeldern ist diese hilfreich. Insbesondere bei schnellen Wechseln von Rollen im Team geht so die Fehlerrate unter Zeitdruck enorm zurück.


Jörn Hendrik: Vielen Dank lieber Peter für dieses wertvolle Interview. Zum Schluss gib unseren Lesern doch ein Hinweis wo sie mehr über Dich und Dein wertvolles Wissen erfahren können und zum Abschluss noch eine Frage: Was sind Dein ganz persönlichen Superkräfte?

Peter: Es war mir eine Freude, vielen Dank für das Interview Jörn Hendrik. In meinem online Kurs unter diesem Link (Affiliate Link) biete ich all mein Wissen, eine Q&A Session und wertvolle Case Studies an. Zu meinen Superkräften, ich freue mich, dass die Menschen mir immer aufmerksam zuhören wenn ich spreche, ich habe Speer- und Diskusweitwurf Superkräfte und ich freue mich wenn ich meine fünf Töchter alle gleichzeitig zum Lachen bringe.

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